Nadie dijo que fuera fácil.

Han pasado casi cuatro meses desde la última entrada en el blog… cuatro meses desde que empezamos a caminar con el gestor de expedientes y, sinceramente, no ha sido fácil, de hecho, no lo está siendo, pero obviamente sobreviviremos y lo conseguiremos!

Creo necesario repasar los contratiempos previsibles con los que nos hemos ido encontrando en este tiempo por si vais a empezar pronto con vuestro cambio administrativo los podáis tener en cuenta.

El primer contratiempo con el que nos encontramos al establecer una fecha fija para arrancar con la administración electrónica fue que llegado el día X había algún que otro procedimiento que se quedó “aparcado” en el camino y no fue diseñado en tiempo y forma… lo que implicó que una vez “en el aire” el procedimiento establecido no siguiese los pasos que debiera, provocando así mayores retrasos en la tramitación de determinados expedientes, debiendo re-diseñar dichos procedimientos electrónicos y adecuándolos a las especificidades propias del departamento. No obstante, no me cabe la menor duda de que era necesario fijar una fecha tope para lanzar la administración electrónica, porque de lo contrario aun estaríamos pendientes de la mayoría de los diseños, hay que fijar ítems y hay que ir consiguiéndolos. Es el método de prueba y error… ir avanzando y enmendando los errores que se vayan presentando. Así que atentos a la fecha que fijéis para lanzar el proyecto, comprobar que los diseños se adecuan todos al procedimiento establecido.

Segundo contratiempo ha sido tener un departamento de nuevas tecnologías infradotado de efectivos. Desde aquí quiero y debo agradecer a los compañeros del departamento toda la paciencia y la dedicación de todos estos meses, como están solventando todos los problemas tecnológicos, implantando el proyecto de administración electrónica y resolviendo todas nuestras dudas… aunque sean poquitos es uno de los puntos fuertes con los que cuenta nuestro proyecto.

La Oficina de Atención al Ciudadano también se vio claramente afectada. Es precisamente ahí donde radican los principales cambios en la implantación de la administración electrónica. Los primeros días el personal de la OAC necesitaba su tiempo para aprender a manejar el nuevo software y hardware, que aunque teóricamente lo dominaban con antelación, ya sabemos que la práctica difiere notablemente de la teoría, y eso, junto con los problemas técnicos de última hora, no son los mejores aliados para poner en marcha un proyecto de semejante envergadura, lo que produjo que a la hora de la verdad se acumulasen retrasos para poder atender a todos los ciudadanos que se acercaban a la oficina para ser atendidos en sus solicitudes. No obstante, gracias a las habilidades del personal que están en la atención al público, de la formación recibida durante los últimos meses, así como del liderazgo llevado a cabo en el proyecto se pudo solventar todo de la mejor manera posible. A día de hoy se consideran superados estos contratiempos y los ciudadanos agradecen considerablemente no tener que volver a presentar documentación que ya presentaron en su momento y ser reconocidos nada más dar el número de su DNI.

La formación de los empleados públicos sigue siendo uno de los pilares fundamentales de la gestión del cambio, no se debe dejar de lado la formación transversal, tal y como expliqué en una entrada anterior, el Consell Insular d’Eivissa está llevando a cabo una importante labor en la formación en los últimos años, siendo este 2018 el año con una mayor cartera de cursos a impartir. Se prevé que en breve el Consell apruebe el plan de formación continua, dentro del cual, entre otras, existen actividades formativas en Gestión del Cambio. No podemos dejar de incidir en la necesidad de que los funcionarios se impliquen cada vez más en la gestión de las entidades públicas en las que desempeñan su labor, dando a conocer y facilitando a través de las Redes Sociales información que pudiera ser interesante o útil para los ciudadanos o incluso para otros compañeros de la misma o diferente corporación. Es necesario incidir en la importancia del Know-how, creo que es una herramienta indispensable para implantar con éxito y de una forma más eficiente cualquier cambio que se quiera dar en una corporación, reduciendo el tiempo necesario y por consiguiente ahorrando recursos.

Tampoco debemos olvidar el papel del Comité de Dirección, que seguimos manteniendo el primer jueves de cada mes desde que llegó el Secretario, Víctor Almonacid. El Comité en un principio era liderado únicamente por él, pero poco a poco van tomando relieve nuevas figuras necesarias que van asumiendo un mayor protagonismo, como es el caso del responsable del departamento de informática debido a su papel en la implantación del proyecto e incluso una servidora, empeñada en la creación de un departamento de subvenciones necesario para mejorar la gestión de las mismas… En este comité, en el que nos reunimos los jefes de servicio, jefes de sección, intervención, secretaria, así como políticos y secretarios técnicos, se exponen los avances que se van realizando, y también se plantean cuestiones de interés, dudas, se “discute” como llevar a cabo actuaciones controvertidas y se llegan a consensos interesantes a la hora de adoptar soluciones en común. Creo que ha sido uno de los mayores aciertos en materia de comunicación interna y que recomiendo encarecidamente que si vuestras entidades aún no han fomentado este tipo de comunicación empecéis a darle vueltas a esta idea.

En cuanto a la situación administrativa de los expedientes, a día de hoy seguimos conviviendo con los expedientes tradicionales, “los del papel”, aquellos que fueron incoados con anterioridad a la entrada en vigor de la nueva administración electrónica, no obstante se trata de expedientes híbridos, puesto que si en su día nacieron en papel las resoluciones, decretos y acuerdos que se adoptan a día de hoy son electrónicos, por lo que los informes-propuestas así como las propuestas previas deben formar parte de un expediente electrónico, debiendo digitalizarlos. Una vez adoptado el acuerdo, se imprime y se adjunta al expediente, por lo que parte del mismo es electrónico y otra parte no, siendo el completo y el válido el que se sigue tramitando manualmente. Por otra parte nos encontramos con los expedientes electrónicos completos, aquellos que se iniciaron a partir del 1 de enero de este año, y que debo decir que ante las dudas que me planteaba previamente, (sobre todo el tema de leer todos los informes directamente de la pantalla del ordenador, a lo que era un poco reacia y creía q acabaría imprimiendo todo el expediente para poder leerlo en formato papel, cosa que afortunadamente no ha sido así) en el momento que todo funcione correctamente, será una maravilla!! saber en todo momento donde está el expediente, en que situación, si se debe subsanar algún defecto, en que fecha fue devuelto al departamento, cuánto tiempo demora la intervención en informar,… vamos… deseando estoy que todo vaya sobre ruedas!

En estos momentos estamos desarrollando la Sede Electrónica, los informáticos están implementando el catálogo de servicios, ya han advertido que en un principio no estarán todos los servicios que tenemos disponibles, pero que iremos poco a poco añadiéndolos hasta que estén todos en la red. Esta semana se abrirá internamente para los empleados del Consell, para que todos podamos conocer como funciona y próximamente se abrirá al resto de los ciudadanos para que puedan realizar trámites desde sus casas sin necesidad de acercarse personalmente al Consell Insular.

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2 respuestas a “Nadie dijo que fuera fácil.

  1. Poner fecha de partida sin ir a máximos, transversalidad, liderazjo compartido, comunicación, seguiminiento, convivencia con los híbridos… felicidades i gracias de nuevo Marian por poner encima de la mesa todos estos componentes que afectan y facilitan la implantación de la administración electrónica. Gracias por reforzar mis creencias y felicidades por empezar a disfrutar de las ventaja de la administración electrónica 😉

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