La Comunicación Interna (I)

Bueno, por fin tenemos Fumata Blanca: Habemus Secretarius Generalis.

El pasado 20 de marzo tomó posesión del cargo de Secretario General del Consell Insular d’Eivissa Victor Almonacid Lamelas, así que ya estamos preparados para iniciar el despegue hacia la administración electrónica y para poder convertir a Ibiza en una Smart Island sin precedentes en nuestro país. No obstante, de momento guardaremos el tiempo de rigor prudente para que se asiente en su nuevo destino y tenga las tomas de contacto necesarias para empezar a poner toda la maquinaria a punto. Como él mismo ya ha comentado en diversas ocasiones (como en esta entrevista), que antes de tomar cualquier decisión quiere observar y analizar cómo funcionamos: “El que llega nuevo a una organización de 700 personas soy yo, por lo que es lógico que sea yo quien se adapte a ellos y no ellos a mí. Haremos los cambios poco a poco, de manera nada traumática. En cuanto a la Smart Island, es un proyecto a medio plazo; antes debemos funcionar de manera electrónica”

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Toma de posesión del nuevo Secretario. En la fotografía, el Presidente del Consell Insular d’Eivissa, Sr. Vicente Torres Guasch, la Vicepresidenta 2ª y Consejera de Interior, Comercio, Industria y Relaciones Institucionales, la Sra. Marta Díaz Pascual, el Secretario saliente, el Sr. Antoni Riera Buforn y el nuevo Secretario, el Sr. Víctor Almonacid Lamelas.

Así que mientras Víctor empieza a caminar por esta Corporación y a tomar las decisiones necesarias para poder ir contando nuestra transformación, seguiré insistiendo un poco más en la importancia de la comunicación, y en este caso en concreto, la comunicación interna. Eso sí, antes de empezar esta nueva entrada quiero daros a todos las gracias por el acogimiento que ha tenido el blog, sinceramente no imaginé ni por un momento que en menos de una semana se hubiesen alcanzado las 2.000 visitas, gracias por esos comentarios, por esos mensajes de apoyo, por reconoceros reflejados en una administración que no sabe muy bien como coger las riendas pero que está en ello, y gracias también a los que me habéis hecho “críticas” (por decirlo de alguna forma, y lo digo con todo el cariño) constructivas de las entradas, sobre todo la de la falta de comunicación; es cierto que no se trata de ser un gurú para llegar a una organización y darse cuenta de ello, pero lo que sí considero importante es la reacción de todos los que formamos parte de la Corporación, a modo de símil y para explicarme mejor, es como si alguien adolece un mal y no sabe que es lo que le pasa, por lo que decide acudir al médico quien detecta una enfermedad importante. Ante este escenario el sujeto tiene dos opciones, venirse abajo y asumir que no va a mejorar y prepararse para lo peor o plantarle cara al problema y ser optimista. Bajo este panorama, “mi” Corporación ha escogido esta segunda opción, y creo que el primer paso para ello es ser consciente de las circunstancias, de los problemas, de las limitaciones, reconocerlos y hacerles frente, obviamente el diagnóstico es muy importante, pero la reacción del sujeto/ente creo que es igual de necesaria para poder tener un éxito asegurado. Muchos me habéis dicho que ese problema también se da en vuestras organizaciones, y la pregunta que os lanzo yo ahora es ¿y qué haceis para intentar solventar el problema?¿cómo conseguís una comunicación coherente, lógica, x-dimensional…? Porque sí, es cierto, de sobras es conocido que en mi entidad no había una buena comunicación interna, pero hasta ahora nadie ha intentado solucionarlo, o dicho de otra manera, si alguna vez alguien lo ha intentado (y aquí debo levantar una mano) el fracaso estaba asegurado, así que el mensaje que quería lanzar no es que no hubiese comunicación interna sino como solucionar el problema, y el primer paso que se dió fue precisamente crear el COMITÉ DE DIRECCIÓN.

Y es más, hoy quiero seguir hablando de eso, de la comunicación interna, de como conseguir con la tecnología actual que ésta sea fluida, rápida, sin interferencias, de como asegurarnos de que la información llega a quien queremos que llegue de primera mano y que cualquier duda pueda ser solventada lo más pronto posible; para ello no debemos ir más lejos de lo que nosotros mismos hacemos todos los días: hablar por WhatsApp, Skype, Facebook… herramientas que utilizamos cientos de veces al día para comunicarnos con nuestros seres queridos, con los grupos de la clase de nuestros hijos, con compañeros de un curso que estamos haciendo, pero… ¿por qué no aplicarlo también en nuestro trabajo para cuestiones laborales? (cierto es que tenemos el grupo de WhatsApp del departamento, o el de la Corporación, pero las entradas que hacemos son más bien de kit kat), pues bien, se trata de poner ejemplos de aplicaciones, herramientas al alcance de todo el mundo que nos pueden facilitar la comunicación interna;

  • WhatsApp: creo que es la aplicación más conocida por todos nosotros en nuestro día a día, posibilita el envío y la recepción de mensajes de texto y/o multimedia instantáneos, se pueden crear grupos en función de los intereses del mismo, y notificar una convocatoria (siempre de forma oficiosa) es fácil, sencillo, rápido y muy fiable, sobre todo para conseguir un consenso a la hora de fijar una convocatoria (ojo, hablo de convocatorias como las del COMITÉ DE DIRECCIÓN, aunque en algunas organizaciones ya se utiliza, junto a la forma tradicional, hasta para convocar Plenos, y de hecho consejeros han admitido que ya no se preocupan de recibir la convocatoria de forma oficial, que con el mensaje de WhastApp tienen suficiente)
  • Telegram: es una plataforma de mensajería como WhatsApp, principales diferencias, mientras que ésta es de origen ruso, WhatsApp es norteamericana, se dice que tiene mayor seguridad y permite adjuntar documentos hasta un GB en la nube, pero la principal ventaja que me parece que tiene Telegram frente a WhatsApp es que permite hacer grupos sin necesidad que todo el mundo vea quien forma parte del mismo como ocurre en WhatsApp, se pueden crear listas de distribución en las que la gente se puede ir adhiriendo, de hecho, el municipio de procedencia del nuevo Secretario tiene en Telegram el canal ClauAgenda al que se puede apuntar todo aquel que esté interesado en conocer lo que pasa en el municipio y se va enviado todo tipo de información, desde actuaciones lúdicas, eventos deportivos, conferencias…
  • Facebook: red social mundialmente conocida. Existe la posibilidad de crear un grupo cerrado, secreto para el resto de los miembros de la comunidad Facebook y del que solo formen parte las personas que se invitan previamente. Puede ser una herramienta de fácil manejo para los miembros de la corporación en la que comentar determinados aspectos, poner de manifiesto cualquier preocupación que pueda ser solventada por el resto, compartir archivos…
  • Pages, Numbers, KeyNote: para los iAdictos, permite trabajar un documento en línea, pueden estar conectados a la vez varías personas editando el mismo documento. Interesante a la hora de elaborar unas bases, una ordenanza, … cualquier tipo de reglamento o documento que requiera un consenso entre todos los implicados.
  • Microsoft office online: como en el ítem anterior, permite trabajar en la nube pero en este caso los documentos de office (word, excel, power point, one note).
  • Dropbox: espacio virtual para poder compartir documentos con las personas que se inviten previamente (fotografías, ebooks, vídeos y cualquier tipo de archivo).
  • Wiki: reciente descubrimiento para mi y que puede tener aplicaciones muy importantes en una Corporación, es una página web a la que pueden acceder aquellas personas a las que se inviten previamente. Se puede invitar con dos roles distintos, como editor o como consultor de la web, el diseño es libre y se puede poner toda aquella información que se considere útil al alcance de los invitados. En la actualidad estamos pensando en crear una wiki en la que estén todos los empleados de la Corporación como invitados, y como editores los Jefes de Sección, quienes podrán ir subiendo toda la normativa interna de su sección, así será fácilmente identificable y localizable por el resto de empleados (ventajas: ahorro de tiempo buscando normativa, circulares internas, facilidad de uso, rapidez, agilidad, no es necesario guardar la información en los PCs puesto que está en la Wiki… desventaja; debe ser colaborativa, debe implicarse todo el mundo en mantener la wiki al día, sobre todos los que figuren como editores).
  • Skype: software que permite comunicaciones de voz, texto y vídeo, muy utilizado para hacer videoconferencias, y… ¿Por qué no utilizarlo para llamar al compañero a través de Skype y poderle ver mientras hablas con el/ella?

Los avances tecnológicos pueden facilitar mucho nuestro día a día, las universidades ya los han interiorizado a la hora de formar a los nuevos alumnos. Estudiar ahora no tiene nada que ver con la forma en que se estudiaba hace diez años. Oír la palabra “wiki” por primera vez me dejó perpleja, pero más me quede cuando le pregunté a una chica de 17 años, ¿sabes lo que es una wiki? y su respuesta fue afirmativa. En la época en la que yo iba a la universidad la información era poder, los apuntes se compartían con según quien, todos tenían(-mos) algo que “esconder” para poder destacar en algún aspecto concreto, ahora no es así, ahora la formación es colaborativa. He tenido la oportunidad de conocer este nuevo modus operandi gracias al máster que estoy realizando, en él casi todo es colaborativo, trabajos en grupo, en red, compartir apuntes con el objetivo de que entre todos se vayan mejorando y aportando mayor valor añadido… Como dije en la entrada Comienza la gestión del cambio  hay que adaptarse al medio, por eso creo que es necesario adaptar la tecnología que utilizamos cada día en nuestra vida privada a nuestra labor como funcionarios.

Obviamente esta lista no es una lista cerrada, en ella solo he citado aplicaciones que yo he utilizado personalmente y que creo que pueden tener una importante aplicación en la administración pública, si conoces otra aplicación, herramienta, programa… que permita una mayor o mejor comunicación no dudes en compartirlo con el resto a través un comentario. Muchas gracias de antemano!!!

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