Primera debilidad detectada: falta de comunicación interna

En una de sus visitas previas Víctor detectó una gran debilidad en el Consell, la falta de comunicación interna.
El Consell es una entidad grande, somos unos 650 empleados públicos, con 8 departamentos y unas 20 secciones, con servicios descentralizados situados en diversos municipios de la isla. Con esta estructura es cierto que la comunicación no es algo que fluya por sí sola y en lo que nadie gasta muchas energías porque así sea. Somos departamentos estancos, celosos cada uno de su intimidad, y es más, los expedientes son de las personas no del departamento. Cuando alguna vez llamo a Antonia (los nombres que utilizo son ficticios) y le digo:

– Antonia, el certificado de la AEAT de que Juan está al corriente de sus obligaciones para con la agencia tributaria está caducado, tendrás que sacar otro más reciente.

– Ay mira Marian, ese expediente lo lleva Pedro. – me contesta.

– Bueno pues díselo.

– Le dejaré una nota porque está de vacaciones y hasta la semana que viene no vuelve.

Y ahí se queda el expediente, hasta que Pedro vuelve. Y cuando vuelve y me llama yo ya no sé que es lo que le pasaba al expediente, así que vuelta a revisar la documentación y a decirle que es lo que había que subsanar.

Pero esto no es solo una pincelada de lo que suele pasar (ojo, valga que decir que en mi propio departamento también se da el caso, no es que nosotros estemos libre pecado) es la idiosincrasia de nuestra organización.

Otro tipo de situación que se ha podido dar:

– A ver Alberto, lo que estás planteando en este expediente es un contrato no una subvención porque según cómo has definido el objeto nos están prestando un servicio al Consell, por lo que deberías replantear el expediente.

– ¡Pues si siempre lo hemos hecho así!

– ¿Así? ¿tal y como está? A ver, revisa el objeto de este expediente y el del año pasado, y mira a ver si se tramitó igual que lo que estás proponiendo, que me da a mí que en algo va a diferir …

El expediente no vuelve en quince días, y el decimosexto día me llama el político interesado en el tema:

– Marian, ¿qué pasa con el expediente de la subvención de ball pagès? ¡Tenemos interés en que se apruebe cuanto antes!

– Sí Consellera, en cuanto bajen el expediente en condiciones de ser fiscalizado de conformidad estará listo para su aprobación.

– Pero como, ¿no lo han bajado aún?

– Sí, lo bajaron, pero había un “pequeño” error conceptual.

– ¿Un error conceptual? ¡Alberto me dijo que habéis cambiado de criterio!

Y vuelta a definir las diferencias entre contrato y subvención y explicarle que no, que no hemos cambiado de criterio, que lo que dije era… bla, bla … y es ahí cuando me acuerdo de lo que nos explicó Víctor en la clase de GESTIÓN DEL CAMBIO DEL CONSELL INSULAR D’EIVISSA:


Así que, si nos hubiésemos reunido con cierta asiduidad y la comunicación hubiese sido la necesaria nos habríamos ahorrado tiempo, energías y disgustos como mínimo, por lo que cierto es que la primera debilidad detectada y que por tanto debe figurar en el DAFO es, precisamente, LA FALTA DE COMUNICACIÓN, (por si alguien no sabe lo que es un DAFO, brevemente describiré que se trata de un estudio de la situación en la que se encuentra un ente, analizando sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades, se trata de un análisis básico previo a la adopción de decisiones que influirán en el destino de nuestra entidad, las debilidades y fortalezas se refieren a las características internas y las amenazas y oportunidades a las externas)

Y sí, la pregunta que te estarás haciendo es la misma que me he hecho yo muchas veces; pero… ¿cómo? ¿cómo lograr una comunicación de este tipo en semejante organismo? ¿como lograr implicar a cientos de personas? Nuestro próximo Secretario lo tiene claro y la solución propuesta es crear un COMITÉ DE DIRECCIÓN.

Un Comité de dirección formado por políticos y empleados públicos, personal eventual y cargos de confianza que trabajen en la corporación y en el que estén representados todos y cada uno de los departamentos, secciones… desde los ordenanzas, personal de oficina de atención al ciudadano, piscinas, ITV, pasando por contratación, intervención, tesorería, secretaria… hasta el propio Presidente de la corporación, es decir un COMITÉ que sea 100% representativo de la Entidad, y si bien, en principio será un comité muy numeroso y que se reunirá una vez al mes ya veremos cómo evoluciona, si debe integrarse más gente por el camino o al contrario, reducir el número de integrantes, así como aumentar o disminuir la frecuencia de las reuniones, el tiempo dirá, pero el principal objetivo es que todo el mundo se entere de primera mano que es lo que se va a hacer, cómo se va a hacer y cómo afecta a cada uno el cambio, las tareas que se proponen, como enfrentarlas, como reaccionar, soluciones posibles que se pueden adoptar … el objetivo: que nadie pueda decir cosas como “yo no sabía nada”, “conmigo no han contado”, “no muestran interés en implicarnos” … para que el cambio sea efectivo y pacífico se necesita la implicación de todos los efectivos, y está solo se consigue si todos nos sentimos parte del proyecto.

Más adelante os podré contar cómo está siendo nuestra experiencia del COMITÉ DIRECTIVO, mientras decir que sólo hemos tenido la reunión 0 en la que se expuso más o menos lo que hoy os he contado. Lo que de momento sí que os puedo destacar como segunda CONCLUSIÓN en este cambio que emprendemos es la siguiente: la comunicación interna es la Cl@ve del éxito. 

Anuncios

One thought on “Primera debilidad detectada: falta de comunicación interna

  1. Sí, en las Administraciones es un punto débil la comunicación. No fluye como debiera y es fácil que con cosas que tú piensas que estaban claras desde hace tiempo (años incluso), venga alguien y lo haga distinto porque no se había enterado. Es para volverse loco. Pero el tema de las reuniones tampoco suele gustar porque muchos lo consideran una perdida de tiempo…estaré atento a la experiencia.

    Le gusta a 1 persona

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s